El email como herramienta de trabajo y los peligros que conlleva - Lerma Abogados
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Proteccion Datos

El email como herramienta de trabajo y los peligros que conlleva

 La Agencia Española de Protección de Datos (AEPD) ha fijado a través de la Ley Orgánica de Protección de Datos y Garantía de los Derechos Digitales en su artículo 5 que el envío de correos electrónicos donde se visualicen las direcciones de terceras personas sin la autorización de las mismas, constituye una infracción del deber de secreto.

 Cuando se realiza el envío de un correo electrónico a varios destinatarios es obligatorio, por nuestro bien, colocar las direcciones de los destinatarios en el campo CCO, nunca dejarlos en “Para” o “CC”, puesto que en estas dos últimas opciones quedarán al descubierto todas las direcciones que hayamos incluido, siendo visibles para todos los destinatarios e incumpliendo lo señalado en el artículo 5 de la LOPD-GDD.

 Esta inocente acción, si se considera como Leve, conlleva una sanción que en el artículo 83.4 y 5 del Reglamento General Europeo de Protección de Datos (RGPD) puede alcanzar la cuantía de 40.000 euros, teniendo un período de prescripción de 1 año y para el caso de que se considerase Grave oscilara entre la horquilla de 40.001 y 300.000 euros, con un período de prescripción de 2 años, lo cual hace que un error que en un principio parce nimio pueda tener efectos devastadores para la viabilidad de la empresa.

tabla email corporativo

 

  Antes de la reforma de la ley para pasar de LOPD a LOPD-GDD, muchos ciudadanos españoles (todos actuando en su calidad de empresarios) han recibido sanciones por parte de la AEPD, al no ser conocedores de la norma (el desconocimiento de la ley no exime de su cumplimiento) se encontraban incumpliendo la ley en su actividades de marketing. Debemos de tener en cuenta que la anterior ley, la LOPD (art. 2.2) excluía de su aplicación a las personas físicas en el ejercicio de actividades exclusivamente personales o domésticas, esa exclusión ha sido eliminada de la nueva ley de aplicación, la LOPD-GDD, pero sigue manteniéndose en el artículo 2.2 del RGPD, por lo tanto, cuando yo, no como profesional, sino desde mi casa, como persona privada, ciudadano de a pie, envío correos a mis contactos personales, aunque no utilice la CCO, nunca, podré ser sancionado por la AEPD, ya que estas actividades no están comprendidas en el ámbito de aplicación de la LOPD-GDD. Y así se pronuncia el RGPD la Directiva 95/46/CE del Parlamento Europeo que declara que deben de excluirse de la aplicación de la Ley: “el tratamiento de datos efectuado por una persona física en el ejercicio de actividades exclusivamente personales o domésticas, como la correspondencia y la llevanza de un repertorio de direcciones”.

 Por lo tanto, si yo como particular tengo un listado de todas las direcciones de mis amigos en un fichero en mi pc, aunque esta actividad pueda considerarse como un tratamiento de datos, conforme al artículo 2.2 del RGPD antes transcrito, de ninguna manera quedará sujeto al ámbito de aplicación del Reglamento y por consiguiente, los mails que enviemos a nuestros amigos, aunque no vayan con CCO no serán sancionados por la AEPD. Otro cosa sería que es preferible y muy recomendable que para todas las comunicaciones electrónicas que realicemos utilicemos todos los recursos de los que dispongamos para preservan la identidad de nuestros contactos.

 Desde el punto de vista profesional, la solución para evitar cualquier tipo de sanción por estos hechos es muy simple, en lugar de colocar las direcciones en el campo “Para” ponerlas en el campo “CCO”, así, de esta forma, todos los que reciban nuestro email no verán la dirección de ninguno del resto de destinatarios.

 Si aun no le ha quedado claro no lo dude, póngase en contacto con nosotros, en Lerma Abogados le daremos el asesoramiento que necesite para no incurrir en ningún error respecto a la Protección de Datos que pueda acabar con su negocio, nuestro equipo especializado en Protección de Datos le asesorará y guiará.

Internet facilita la información adecuada, en el momento adecuado, para el propósito adecuado.”



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